Bijzondere crisissimulatie
Een grote dienstverlener stelt Bex* de vraag: ‘organiseer een memorabele avond voor de top 25 van onze onderneming’. We organiseren een bijzondere crisissimulatie met verrassingseffect.
Als de CEO het bericht deelt, gaat er een schok gaat door de zaalNiemand van de deelnemers weet wat hen die avond te wachten staat. Doel van de oefening is om de deelnemers op een luchtige manier kennis te laten maken met de dynamiek en dilemma’s die een crisissituatie met zich meebrengt. Daarmee wordt tegelijkertijd het crisisbewustzijn vergroot.
De simulatie
Bij de bijeenkomst ontvangt de CEO tijdens zijn inleidend verhaal een telefoontje: ‘Onze systemen met privacygevoelige data zijn mogelijk gehackt.’ Als de CEO het bericht deelt met de aanwezigen, gaat er een schok gaat door de zaal. Na het terugkeren van de rust wordt iedereen op de hoogte gebracht van het fictieve karakter, waarna de groep in vier verschillende teams aan de slag gaat met de case. De teams en de rolverdeling binnen de teams zijn van te voren bepaald. En dat geldt ook voor het scenario en een gedetailleerd draaiboek met interventies.
De vier teams gaan in hun eigen crisisruimte aan de slag onder leiding van een begeleider. In iedere ruimte ligt een actiekaart met mogelijke acties die het team kan inzetten. Hierdoor is het voor de teams mogelijk om aan de hand van de acties de crisis te managen. De teams kunnen bijvoorbeeld kiezen of ze proactief willen communiceren en welke onderzoeken ze willen laten uitvoeren. Afhankelijk van de gekozen actie en de inhoud van de communicatieboodschap evolueert de crisis per team op een verschillende manier.
De spelleiding en een zogenaamde responscel (die wordt bemand door Bex*ers) houden de acties van elk team bij en reageren met maatwerk op deze acties. De responscel vervult ook de rol van ‘buitenwereld’, denk hierbij aan klanten, media en Autoriteit Persoonsgegevens. Gedurende de crisis krijgen de teams artikelen uit de media en social media te zien. Die zijn afgestemd op de acties van de teams.
Ook krijgen de teams vier keer een sentimentsscore van zichzelf en van de andere teams te zien, dat zorgt voor een competitie element. Staat de sentimentsscore op groen, dan heeft het team voor een goede aanpak gekozen. Staat de sentimentsscore op rood, dan weet het team dat het snel een andere koers moet gaan varen. Tijdens de simulatie worden de team ook overvallen door een televisieploeg.
De simulatie wordt afgesloten met persconferentie. Tijdens deze persconferentie informeert elk team de media over de situatie, de aanpak en de huidige stand van zaken.
De deelnemers zijn het over eens dat het een memorabele avond is.
