Linksom of rechtsom worden we communicatiever (3)

Vijf ontwikkelrichtingen bieden je houvast.

Deel 3: vijf ontwikkelrichtingen

Ik zie grofweg vijf ontwikkelrichtingen voor een communicatieve organisatie. In een schema levert dat weer een mooi ‘afgeronde’ cirkelvorm op:

De taartpunt linksboven: Ontwikkeling van organisatiestructuur en -cultuur

Het wel of niet aanwezig zijn van een communicatief klimaat maakt een enorm verschil uit. Dat klimaat (of de cultuur) wordt voor een belangrijk deel bepaald door het management. Als de grote baas weigert om in gesprek te gaan met de pers, z’n deur slechts in woord open heeft staan voor de medewerkers, besluiten directief de lijn instuurt en inspraak ziet als ongeoorloofd bemoeien met zijn beleid, is er niet echt sprake van een communicatieve cultuur. Managers moeten beseffen hoe belangrijk hun voorbeeld gevende rol is. Door het gesprek aan te gaan met  medewerkers, ruimte te geven aan andere meningen en écht te luisteren naar de medewerkers, kunnen managers samen met de medewerkers bouwen aan een cultuur waarin communicatie geankerd is.

Daar hoort een structuur bij die communiceren faciliteert. Denk aan: momenten, gelegenheden en platforms voor kennisdeling, communicatie als agendapunt bij overleggen, functionarissen die zich – met andere medewerkers – op de communicatie richten; functiebeschrijvingen die communicatie als taak zien enz. enz. Zie het breed: een goede communicatiestructuur zit in de haarvaten van een organisatie.

Taartpunt rechtsboven: Ontwikkeling van persoonlijke communicatieve vaardigheden

Iedereen binnen de organisatie heeft een rol binnen de communicatie door de organisatie.

Die rol kan groot of klein zijn, heel expliciet of een beetje op de achtergrond. Het begint met het bewustzijn van het belang van communiceren, van de mogelijkheden en uitdagingen. Iedereen kán communiceren. Een beetje aanmoediging, hulp en ondersteuning zijn vaak wel nodig. Het gaat om het ontwikkelen van talenten en vaardigheden. De focus kan breed zijn: schrijven van blogs, presenteren, omgaan met de media, de verschillende vormen van luisteren, inzet sociale media enz. enz. Door hierin te investeren bouw je als organisatie aan echte communicatiekracht.

Taartpunt rechtsonder: Ontwikkeling van de communicatieadviesfunctie

Het werk van de meeste communicatieadviseurs bestaat voor  pakweg 80%  uit uitvoerend werk. Dat werk kan voor het overgrote deel ook door andere medewerkers uitgevoerd worden. Aan adviseren en coachen en aan strategisch proactief opereren komen de meeste communicatieadviseurs niet toe.

In een communicatieve organisatie zijn de communicatieadviseurs juist wel bezig met coaching, advisering en strategie. Ze helpen hun collega’s en de hele organisatie om in alle haarvaten communicatief te zijn. Dat is niet uitvoeren, maar dat is inspireren, bewust maken, mogelijk maken, motiveren en de kar trekken. Ze hebben binnen de organisatie  de positie om het verschil uit te maken en zowel leidinggevenden als medewerkers stappen te laten zetten in hun communicatieve ontwikkeling.

Taartpunt linksonder: Ontwikkeling van kanalen en middelen

Folders en brochures hebben plaats gemaakt voor online middelen als websites en sociale media. Dat zijn belangrijke kanalen. Maar er is meer.

Ook persoonlijke gesprekken bij stakeholders zijn een kanaal, kleine praatjes bij het koffiezetapparaat, discussies bij de lunch in de bedrijfskantine, ontmoetingen aan de receptie, telefoongesprekken, bijeenkomsten van medewerkers, overleggen, beurzen, seminars, bedrijfsbezoeken…..  Er zijn heel veel manieren en gelegenheden die kunnen dienen als kanaal om te communiceren. Als medewerkers zich hiervan bewust zijn, kunnen de kanalen beter benut worden.

Buitenste cirkel of schil: Ontwikkeling van de communicatie door directe stakeholders

Veel organisaties werken hecht samen met allerlei stakeholders: leveranciers, intermediairs, klanten, samenwerkingspartners, dienstverleners etc. De samenwerking is vaak zo hecht, dat ze bijna deel uitmaken van de organisatie. De wederzijdse afhankelijkheid is vaak groot. Ook deze stakeholders kunnen communiceren over jouw organisatie. Vaal doen ze dat al, bijvoorbeeld door cases over de samenwerking op te nemen. Als organisatie kun je je stakeholders voeden met info en inspireren om die info op de een of andere manier te delen. Samenwerking is hier het motto. Het gaat om geven en nemen. En om elkaar steunen in de communicatie.

De vijf ontwikkelrichtingen bieden je houvast om aan de slag te gaan in je eigen organisatie. Ze helpen je om gericht te kijken naar kansen en het onderkennen van hiaten in je organisatie waaraan gewerkt moet worden.

Het schema kun je draaien. Het is niet zo dat je eerst het eerste taartpunt moet aanpakken om vervolgens pas naar de andere taartpunten te kunnen kijken. Het kan allemaal door elkaar lopen. Kijk wat de kansen zijn in je organisatie en ga daarmee aan de slag. Met het schema kun je vervolgens verder op zoek gaan naar nieuwe uitdagingen.