Werken aan vertrouwen
Communicatie - in een internationaal bedrijf - na een fusie
In januari 2017 fuseerden twee producenten van diagnostische apparatuur uit één holding met elkaar. De fusie was gebaseerd op het vertrouwen dat de wereldspelers samen sterker zouden staan omdat onder de gezamenlijke vlag een vollediger productassortiment voor een grotere groep klanten ontstond. Zo gingen het Nederlandse en het Engelse bedrijf samen, met ruim 2.000 mensen wereldwijd en begon het jaar van integratie. Onder leiding van een nieuw aangetrokken Italiaanse CEO kwam de focus in dat eerste jaar te liggen op
- Business continuïteit
- Integratie van systemen en
- Het leggen van verbindingen
Bex* werd vanaf het tweede kwartaal in 2017 gevraagd om te adviseren over hoe de communicatie in zo’n jaar van integratie vorm te geven. Bex* legde haar visie op succesvolle communicatie uit aan het leiderschapsteam en vanaf dat moment stond Bex* de individuele leden alsook het leiderschapsteam bij in hun persoonlijke wijze van communicatie. Het motto: alles wat we doen en communiceren moet bijdragen aan het vertrouwen van de medewerkers in de fusie. Het gaat dus niet alleen om wat we communiceren maar vooral hoe we dat doen.
In de eerste driekwart jaar bouwden we samen aan drie aspecten, te weten
- Leiderschapscommunicatie. Het topmanagement team en de aan hen rapporterende leiders worden bijgestaan met boodschappen, adviezen over communicatiestrategie en vorm en/of stijl van communicatie. Alle reizen van een van de leiders worden aangegrepen om medewerkers bij te praten door middel van een Town hall of iets dergelijks.
- Fusie ofwel integratiecommunicatie. We communiceren regelmatige voortgang op het gebied van integratie; succesverhalen én leerervaringen (‘What’s Up’). We introduceren WebEx-en (‘Business & Communication Briefings’) waar ongeveer 100 leiders bij worden gepraat over relevante zaken; met ruimte voor interactie. Dit alles met als doel om deze leiders te faciliteren in de communicatie met hun teams. Ook sturen we één van onze twee Roving Reporter teams uit Engeland of Nederland op pad om antwoorden te krijgen op de meest prangende vragen die de medewerkers zelf indienen (‘Speak Up’). De Roving Reporters werden speciaal geselecteerd om de vragen te stellen die eigenlijk niemand rechtstreeks aan het leiderschapsteam durft te stellen. En ja, soms betekent dat dat er vragen beantwoord moeten worden die wat lastiger zijn.
- Introductie van een wereldwijde middelenmix. Het eerste half jaar kon de organisatie niet ‘in één keer’ communiceren met haar hele wereldwijde achterban omdat de systemen er gewoonweg niet waren. Vanaf de zomer 2017 kon dat door een maandelijkse column van de CEO te introduceren (‘What’s Cooking’) die via een SharePoint te lezen is door alle medewerkers wereldwijd.
Vinger aan de pols
Bex* houdt vanaf dag een vinger aan de pols door regelmatig met medewerkers op verschillende locaties te praten. Daaruit blijkt dat niet alle boodschappen goed overkomen, dat we niet altijd de juiste toon vinden en dat leiders niet altijd effectief communiceren. Kortom, er is nog genoeg werk aan de winkel. Met feedback van medewerkers en met in put van het leiderschapsteam stellen we nu onze route vast voor 2018: kijkend naar de drie aspecten waar we dit jaar aan werkten: wat moeten we beter doen, wat gaan we anders/meer doen?
