DSM: standaardisatie en centralisatie
Met als doel de financiële dienstverlening wereldwijd te standaardiseren en centraliseren, start DSM het Arjuna programma. DSM richt een Shared Service Centrum met een Back Office in India op en daarnaast nog enkele Front Offices in de regio’s dicht bij de interne klanten.
Bex*communicatie verzorgt de internationale programma communicatie gedurende twee jaar. Het eerste jaar is het pilot jaar waarin we als programma team aan de hand van vijf pilotlocaties leren wat de beste migratiemethode is. Het tweede jaar is het jaar waarin we op alle continenten met verschillende regionale Arjuna teams aan de slag gaan met standaardiseren en centraliseren.
Programmapositionering & Storytelling
Bex* adviseert om tot een duidelijke programmapositionering te komen met een eigen boodschap. We ontwikkelen de communicatieslogan 'Arjuna, Finance in motion, creating new perspectives' en een elevator pitch. Deze slogan is ruim twee jaar lang de rode draad in onze communicatie. Om er voor te zorgen dat de belangrijkste stakeholders de essentie van het programma op authentieke wijze kunnen overbrengen, trainen we hen in storytellen.
Communicatiestrategieën
Het Arjuna programma kent vele facetten en heeft grote impact op bijvoorbeeld medewerkers van de financiële administratie, maar ook op interne klanten in de business units. Bex* adviseert vier communicatiestrategieën:
1. Binnen de financiële discipline
We verzorgen ‘need to know’ informatie over het programma naar en over de pilot en migratielocaties en over mijlpalen. We optimaliseren lijncommunicatie door te investeren in de communicatiecompetenties van de financiële leiders en ze te voorzien van boodschappen en materialen.
2. Naar aanpalende disciplines als ICT en Inkoop
We verzorgen interactie tussen disciplines over aanpak, leerervaringen en succesverhalen en bieden zo een platform om kennis te delen. Bijvoorbeeld een seminar voor ICT discipline over agile werken.
3. Naar externe partijen
We verzorgen ‘need to know’ informatie over impact van het programma naar bijvoorbeeld leveranciers.
4. Binnen Arjuna team
We investeren in de kennisuitwisseling en trots binnen het Arjuna team door iedere 6 weken teambijeenkomsten te organiseren, teamwaarden op te stellen en bijzondere prestaties te erkennen.
Mijlpaal communicatie: internationaal openingsevenement
Bij grote verandertrajecten zoals Arjuna is het belangrijk om mijlpalen te markeren. Een van de grootste mijlpalen werd aan het einde van 2012 bereikt: de opening van het nieuwe Back Office van het Shared Service Centrum in India. Bex* verzorgt dit evenement van A tot Z. We zijn verantwoordelijk voor het twee daagse programma, de gastsprekers, het communicatieconcept en de in- en externe communicatie.
Resultaat
Aan het einde van de twee jaar dat Bex* adviseert, geven stakeholders uit de hele wereld aan dat Arjuna, het doel en de impact heel goed bekend zijn. Iets waar de regionale Arjuna Teams op kunnen bouwen. Een half jaar later is het programma afgerond en de verdere stabilisering en doorontwikkeling van het nieuwe shared service centrum door de bestaande organisatie overgenomen.
