Strategische voorbereiding sleutel tot succes

Voor succesvolle communicatie over HR onderwerpen is het van groot belang dat complexe communicatieboodschappen tot de kern worden terug gebracht.

HR Communicatie gaat meestal over veranderende arbeidsvoorwaarden of –omstandigheden voor medewerkers. Vaak voortvloeiend vanuit een nieuw organisatiebeleid of nieuwe overheidsmaatregelen. Kenmerkend voor HR-communicatie is dat het belangrijk is dat medewerkers begrijpen waarom veranderingen noodzakelijk zijn. Maar vaak zijn maatregelen die aan de verandering ten grondslag liggen inhoudelijk niet te beïnvloeden door medewerkers. Het is belangrijk dat de maatregelingen of veranderingen aanvaard worden.

Kenmerkend voor HR communicatie is verder de betrokkenheid van de Ondernemingsraad en vaak ook de vakbonden. Er is sprake van een complex krachtenveld met veel stakeholders, zowel binnen als buiten de organisatie. De stemming in de organisatie wordt verder ook beïnvloed door wat de buitenwacht ervan vindt. Discussies in de media en de publieke opinie hebben invloed op de interne communicatie. Als een onderneming beursgenoteerd is, komen hier  nog allerlei spelregels bij waarmee we in de communicatie rekening moeten houden.

Voor succesvolle  HR communicatie is het belangrijk dat het proces uitermate zorgvuldig verloopt. Veel aandacht voor strategische planning is noodzakelijk. Daarbij is er veel empathie nodig voor de implicaties van het veranderend beleid voor verschillende doelgroepen. Ook is het essentieel om de vaak complexe materie helder en duidelijk toe te lichten. Denken in zeer fijnmazige doelgroepen is belangrijk. Voor verschillende functieniveaus, salarisschalen en vestigingen kunnen maatregelen verschillende betekenissen en gevolgen hebben. Managers in de organisatie spelen een uitermate belangrijke rol bij het communiceren van maatregelen. Zij moeten de boodschap wel over kunnen en willen brengen.

Tenslotte is er veel aandacht nodig voor de wijze waarop de leiders in de organisatie de boodschap over willen en kunnen brengen. HR communicatie kun je niet afdoen met een intranetmededeling,  uitleg op papier of toelichting van managers of HR business partners. Heel vaak is het van groot belang dat de echte leiders van de organisatie zelf verantwoordelijkheid nemen, uitleg geven en vragen beantwoorden.

Als HR communicatie zorgvuldig gebeurt, is onze ervaring bij Bex*communicatie dat een onderneming vaak uitermate tevreden kan terugkijken op het onderhandelingsproces, de (soms vervelende) informatiemomenten en de uitleg en vragenrondes die daarop volgen. De acceptatie van HR-veranderingen is groter als de communicatie erover goed is verlopen.

Wij helpen organisaties HR communicatie strategisch voor te bereiden en te plannen. We trainen managers en leiders op het overbrengen van de boodschap, we vereenvoudigen boodschappen tot de kern en maken de boodschap visueel, we ondersteunen onderhandelingsprocessen met vakbonden, we organiseren soundingboards om aanpak, boodschap en middelen te toetsen, we organiseren roadshows en webcasts om veranderingen toe te lichten in organisaties, we verzorgen de ondersteuning op informatiebijeenkomsten en sturen bij waar dat noodzakelijk is.