De weg naar succesvol veranderen
De gemeente Amsterdam gaat resultaatgerichter, gebiedsgerichter en efficiënter te werken.
Een reorganisatie doet veel met de werknemers. Veel ambtenaren hebben opnieuw intern moeten solliciteren en werken niet langer meer op hun vertrouwde werkplek. Ze werken nu onder leiding van een andere manager met andere collega's. Inhoudelijk verandert er ook veel. Beleid wordt meer op centraal niveau bepaald, waardoor de stadsdelen, waaronder stadsdeel Zuidoost, een voornamelijk uitvoerende functie krijgen.
Een complexe verandering zoals deze roept veel vragen op bij werknemers. Waarom is de verandering nodig? Wat gaat er precies gebeuren? Wanneer mag ik solliciteren? Wat gebeurt er als de functie die mijn voorkeur heeft al ingevuld is? De hele organisatie heeft op zo'n moment behoefte aan één ding: duidelijke communicatie. Communicatie is nodig om acceptatie en draagvlak bij de werknemers te creëren, om een helder doel te formuleren en om de juiste verwachtingen te scheppen. Ook bij minder goed nieuws.
In stadsdeel Zuidoost kennen ze het belang van goede communicatie. Hoewel de situatie niet altijd helder is, blijven ze communiceren over de transitie. Er is een transitiewerkgroep samengesteld die via de lijnmanagers werknemers informeren. Ook delen ze belangrijke informatie op het intranet en organiseren ze personeelsbijeenkomsten waar werknemers antwoord krijgen op hun vragen. Dit werkt goed. De organisatie is transparant over de zeker- en onzekerheden en leidinggevenden proberen zo volledig mogelijk te zijn richting het personeel. Dit zorgt voor meer begrip en acceptatie.
In veel organisaties verwacht men helaas dat werknemers moeiteloos mee gaan met de verandering. Omdat ze moeten. Managers beseffen in zulke gevallen soms onvoldoende dat ze zorgvuldig moeten communiceren over de verandering en begrip moeten hebben en tonen voor weerstanden bij de medewerkers. Als managers willen communiceren, weten ze vaak niet waar ze moeten beginnen. Het is ook niet makkelijk. Hoe neem je duizenden werknemers mee in een reorganisatie, een nieuwe flexibele manier van werken, een nieuwe interne structuur of nieuwe werksystemen?
De managers praten er misschien over tijdens het afdelingsoverleg en ze sturen wat mailtjes rond, maar ze nemen vaak niet de tijd om te kijken naar wat de verandering echt voor de collega's betekent. Een van onze tips om de verandering tot een succes te maken is dan ook om juist tussentijds met medewerkers te blijven communiceren over successen, ervaringen en het proces.
Bex* weet uit jarenlange ervaring welke vragen je moet stellen bij een verandertraject. Als je deze vijf vragen kunt beantwoorden, wordt het duidelijker met wat voor soort verandering je te maken hebt en welke route het meest geschikt is. Maar hoe maak je het vervolgens tot een succes? Volgens ons zijn er vijf factoren die onmisbaar zijn voor het veranderproces. In bijgaande infographic hebben we deze vragen en succesfactoren vervat.
