Jhorna Erkens: communicatie in tijden van Corona
Ongeveer ieder uur verschijnen er nieuwe berichten en vooral ook vele geruchten over het Coronavirus. En met elk bericht komen er meer vragen van medewerkers en loopt de onzekerheid op. Mag ik nog naar een cursus? Kan die vergadering doorgaan? Ik werk thuis maar wat moet ik doen als ik mijn dagen niet gevuld krijg?
Uitgangspunt is de veiligheid, de gezondheid en het welzijn van je medewerkersMijn reis is gecanceld; mag ik mijn verlofaanvraag terugdraaien? Ik heb geen fijne thuiswerkplek; mag ik toch naar kantoor komen? Hoe lang houden wij als bedrijf deze situatie vol? Hoe kunnen we toch met onze klanten in contact blijven? Hoe moet ik omgaan met vragen van klanten, of misschien zelfs van media?
We hebben te maken met twee categorieën medewerkers; de mensen die thuiswerken en het contact met collega’s en hun leidinggevende hard nodig hebben en de mensen die onderdeel uitmaken van cruciale processen en misschien wel dubbel zo hard werken. Enerzijds door het ziekteverzuim dat hoger dan gemiddeld is en anderzijds door de aard van het werk dat zij doen.
Daar waar de eerste groep medewerkers zich wellicht eenzaam voelt in het werk en in de zorgen over de situatie, wordt de tweede groep gekenmerkt door een andere behoefte aan informatie namelijk hoe kan ik zo veilig mogelijk mijn werk blijven doen? En hoe houd ik mijzelf staande in deze megadrukke tijd?
We zitten midden in een zeer uitzonderlijke situatie. Hoe communiceren we met onze medewerkers? Hoe blijven we de verbinding houden? Niemand weet waar dit naar toe gaat en er zijn geen vergelijkbare situaties uit het verleden waaruit we kunnen putten. Maar dat betekent niet dat we niets moeten doen. Of links en rechts maar wat moeten proberen. Daar is nu geen tijd voor.
Communicatie is juist nu van cruciaal belang. En het belangrijkste uitgangspunt is de veiligheid, de gezondheid en het welzijn van je medewerkers.
In de afgelopen dagen hebben wij diverse opdrachtgevers bijgestaan om een communicatiestructuur in deze uitzonderlijke tijd op te zetten, waarin ruimte is voor:
-
Een dagelijkse update over de situatie, duiding geven aan de situatie en waarin (nieuwe) maatregelen werden uitgelegd. Denk aan het cancelen van scholing (en wat doen we dan met de vrijgekomen uren?), werkinstructies om besmetting te voorkomen, verloven die worden ingetrokken, thuiswerken etc.
-
Instructies rondom hygiëne op de werkvloer continu onder de aandacht worden gebracht.
-
De verbinding gelegd blijft worden met (bezorgde) collega’s die thuiswerken en daardoor minder snel of goed met hun vragen ergens terecht kunnen.
-
Speciale aandacht is voor collega’s die juist door hoog ziekteverzuim onder druk staan en dubbele diensten draaien om het werk van de organisatie te kunnen blijven voortzetten.
-
De mogelijkheid is om collega’s mee te nemen in het beleid en de keuzes van de organisatie en mee te krijgen in een zeer uitzonderlijke situatie waarin ineens hele andere werkzaamheden of een andere invulling van werkzaamheden kan worden verwacht dan normaal gesproken.
-
En tot slot; een communicatiestructuur die in tijden van onzekerheid zichtbaarheid geeft aan formele en informele leiders, bijvoorbeeld door middel van teammails, dagelijkse teamoverleggen via videoconferencing-tools en videoboodschappen.
Heb je hulp hierbij nodig of wil je sparren met één van onze experts? Bel me gerust.
Stay safe!
