Hoe maak jij bij crisis het verschil?
Tegenwoordig is de communicatieadviseur bij crisis vaak standaard aanwezig in het beleidsteam. Maar met die aanwezigheid begint het eigenlijk pas...
Als adviseur dicht bij de bestuurder en met andere adviseurs in één team, zal jij natuurlijk meer mee moeten brengen dan alleen vakinhoudelijke bekwaamheid. Iedereen heeft het over ‘duiden’. Maar hoe kom je in de positie om dat te doen dan? Ik schets wat - hopelijk herkenbare - situaties, geef een paar tips en eindig met een vraag.
17 miljoen bondscoaches
Communiceren doet iedereen, nieuws tot zich nemen ook. Iedereen bewondert – of heeft afschuw – bij goede of onhandige media optredens van bestuurders. Gezond verstand brengen de andere ervaren adviseurs in het Beleidsteam ook al mee. Dus logisch dat ook die andere aanwezigen wat gaan vinden van ‘communicatie’ in het Beleidsteam. De commandanten van hulpdiensten en gemeentesecretaris/bestuurlijk adviseurs hebben vaak al veel gezien. Ze hebben dus ook eerder communicatie adviezen gehoord en al gegeven ook. Niet zelden maaien ze het gras bewust of onbewust voor uw voeten weg. In dat geweld het hoofd koel houden en steeds duiden wat de impact op communicatief gebied zou kunnen zijn en helder onderbouwen waarom jij iets adviseert. Je vooral niet ergeren aan de anderen of voor de ogen van de bestuurder met elkaar, laten we het voorzichtig zeggen, gaan kibbelen. Klinkt logisch, lukt het je altijd?
Ik wil eigenlijk mijn eigen woordvoerder
Een beleidsteam heeft dikwijls een gelegenheidsbezetting. Voor communicatieadviseurs is er vaak een regionale ‘pool’ bevolkt door ervaren en goed opgeleide adviseurs die hun vak verstaan. Groot is de verbazing dat een soms veel minder crisis-ervaren woordvoerder van de (loco)burgemeester door de bestuurder graag aan boord wordt gehaald. Ook als bestuurders het niet hardop zeggen zie je het soms aan de gelaatsuitdrukking als jij hem of haar de hand schud. Een bestuurder in crisis zoekt vertrouwelingen. Misschien ken je elkaar, misschien niet, misschien heb je goede of juist minder prettige ervaringen met elkaar. Hoe dan ook, jij zult in korte tijd het vertrouwen moeten (her)verdienen. Dat is een vaardigheid. Maar ook iets waar je ‘in vredestijd’ in kunt investeren; de zogenaamde pre-crisisrelaties met bestuurders.
Oh ja, ook communicatie nog even aan het woord laten
Met excuses voor de wat negatieve schets van de andere adviseurs, iedereen doet zijn best, maar soms wordt de communicatieadviseur als vijfde of laatste wiel aan de wagen gezien. Dit kan deels uit de historie afkomstig zijn. Of de perceptie van communicatieadviseurs in het algemeen, als een medewerker/uitvoerder en geen strateeg. Of doordat de inhoud van het communicatieadvies op ‘gewoon gezond verstand’ lijkt. Hoe dan ook, de situatie kan zich voordoen dat jouw positie in het team nog niet automatisch geaccepteerd wordt, wellicht zelfs bevochten moet worden. Met een beetje geluk krijg jij in zo’n geval hoogstens kort het woord om ook nog even het omgevingsbeeld te schetsen. Wanhoop niet maar blijf zakelijk. Gebruik dan ook vooral de schorsing om bilateraal je advies over te brengen of een connectie te maken met een ander teamlid.
En wat adviseer jij mij nu?
Heimelijk hebben veel adviseurs de angst om ‘klassikaal’ op de spreekwoordelijke stip te worden gezet. Het enkele geval daargelaten dat het ook echt de bedoeling is van de voorzitter om je te kleineren, proeft of test de bestuurder op die manier vaak de stevigheid van een advies of adviseur. Immers, als het spannend wordt wil die ook weten op wie gerekend kan worden. Ook kan de bestuurder gewoon op zoek naar wat meer onderbouwing of juist tegenargumenten horen die wellicht over het hoofd zijn gezien. Minder ervaren bestuurders proberen nog wel eens te gaan leunen op adviseurs, ze zoeken naar iets dat verstandig genoeg klinkt om ‘ja’ op te zeggen. Eigenlijk komt dan bijna de verantwoordelijkheid bij de adviseur te liggen. Hoe dan ook, vragen als “wat adviseer jij mij, wat is jouw advies, dus wat gaan wij doen”, zijn een cadeau. De bal wordt voor je neergelegd, jij hoeft deze alleen nog in het doel te schieten. Dit is de vraag waar de communicatieadviseur dus niet bang voor moet zijn, maar blij van moet worden! Sterker nog, lok dit uit of creëer je eigen vraag en antwoord: “als u mij zou vragen, ‘wat adviseert u mij’ dan zou ik zeggen…”
Meebewegen
Voorgaande situaties zijn gelukkig meestal verleden tijd. Dan zit jij in het beleidsteam als volwaardige partner. Met een, al dan niet bruikbare, omgevingsanalyse onder de arm. Pittige dilemma’s vragen om meedenken en bijschakelen. De omgevingsanalyse is meegenomen in de beeldvorming, nu wordt echter gevraagd om jouw taxatie bij een concreet beslispunt of nieuwe informatie. Los van papier en theorie. Wat is verstandig, hoe kan iets uitpakken, hoe help je de bestuurder de doelen van het beleidsteam te bereiken. Dit is wat je wilt. Je hersens werken op topsnelheid. Jij blijft rustig, geeft overwegingen en mogelijke gevolgen weer. Jij laat je niet van de wijs brengen en beweegt soepel mee met de diversiteit aan onderwerpen. Soms beaam je wat één van de andere adviseurs zegt, soms geef jij resoluut een ander advies. In de schorsing begeleidt jij de bestuurder in de voorbereiding op het persmoment en wijst anderen indien nodig de deur.
De moraal van dit verhaal is simpel. Zet de stap naar ‘trusted advisor’ in het beleidsteam. Ben je al zo’n geaccepteerd en gewaardeerd teamlid? Of zie je nog ontwikkelpunten voor jezelf of collega’s? Ik hoor graag jullie ervaringen!
