7 Tips voor goede oefenscenario's
Hoe je nog scherpere scenario's voor oefeningen maakt.
Misschien herkent u het wel als deelnemer aan een strategische crisisteam oefening: geen uitdaging qua besluitvorming of de oefening stopt nét wanneer het bestuurlijk ingewikkeld en spannend begint te worden. Dan hebben de voorbereiders hun uiterste best gedaan, scenario-bouwers zijn doorgaans immers uitstekend in staat om creatief en realistisch een schokkende gebeurtenis te bedenken. Maar vaak lopen zij op tegen dezelfde vraag: wanneer wordt het nu een dilemma op strategisch niveau en daarmee voldoende uitdagend?
Maak het niet te erg
Het gaat om de impact van de gebeurtenis, niet zo zeer om de ernst van de gebeurtenis zelf. Daarom is het 'stapelen van ellende' in een scenario misschien lastig voor de werkvloer en leuk om te bedenken, maar levert het vaak geen strategische dilemma's op. Sterker nog: als een gebeurtenis zo groot wordt gemaakt dat het bijna niet meer te bevatten valt, conditioneert dat de acties op strategisch niveau (we konden niet anders), creëert het rechtvaardiging voor zware maatregelen en verhoogt dat - weliswaar tijdelijk - het krediet van/voor de eindverantwoordelijken. Bovendien komt het dan vaak ook wat onrealistisch over. Bedenk dus vooral de effecten die de gebeurtenis zou moeten hebben.
Zorg voor (vervolg)dreiging
De oprichter van het Crisis Onderzoekteam, Uri Rosenthal, zei het al: een situatie noopt pas tot crisisbesluitvorming als er sprake is van dreiging, urgentie en onzekerheid. Het is dus zaak om geen 'eindige' gebeurtenis maar een meer dynamische situatie te schetsen. Dat kan een wending in een plot zijn, een dodelijk ongeval leidt tot onrust in een wijk, een brand in het bedrijf blijkt aangestoken te zijn om bedrijfsgevoelige informatie te bemachtigen. Uiteraard met inachtneming van het realisme.
Een tweede variant is een situatie waarbij geen actie ook een besluit is: niets doen is geen optie. Het meest megalomane voorbeeld is het vliegtuig waar geen contact meer mee is, niet reageert op het escorte van jachtvliegtuigen en recht op de hoofdstad afvliegt, schiet u het uit de lucht of laat u het doorvliegen? Veel situaties waarbij u overlast veroorzaakt (of erger) om een nog groter onheil af te wenden, kunt u als scenariobouwer alvast aan de horizon laten opdoemen (zie onder 'verschillende nadelige effecten' - verderop).
Laat zaken onduidelijk
In het eerste uur van een crisis situatie gaat er meer dan ooit van allerlei losse (pseudo)informatie in de rondte, binnen maar vooral buiten uw organisatie. Getuigen publiceren direct filmpjes en uiten vermoedens. Deskundigen, de Dr. Clavans van deze wereld, laten zich verleiden tot premature duiding. U heeft als beslisser op dat moment nog lang geen compleet genoeg beeld om zin van onzin te onderscheiden. Dat is iets waar de scenariobouwer mee kan spelen: hoe langer geruchten of beweringen een kern van waarheid lijken te kunnen bevatten, hoe langer de eindverantwoordelijke op zijn minst rekening moet houden met meer dan 1 optie, hoe uitdagender het wordt. Kunt u uitsluiten dat dit een aanslag was? Of: durft u er voor te kiezen om de minst waarschijnlijke optie uit te sluiten?
Durf te zeggen dat iets niet werkt
Het streven naar vastleggen en organiseren zit stevig in de Nederlandse cultuur ingebakken, net als de illusie dat we van alles en nog wat in procedures kunnen voorzien. Soms wordt een mooi opgebouwd dilemma in een oefening doorgeprikt als een deelnemer zegt 'daar starten we procedure X voor op' en dat niemand dan meer doorvraagt. Zeker bij interactieve oefeningen, waarbij een response groepje 'de buitenwereld' naspeelt, kan het geen kwaad om terug te kaatsen dat het niet loopt zoals gepland. Het doel is daarbij niet om gezichtsverlies te veroorzaken bij een deelnemer of organisatie, maar om precisie. Wat is nu precies het effect van deze maatregel en helpt dat bij het bereiken van onze doelen? Hebben we alternatieven en zijn die afdoende afgewogen? Moeten wij ons met de uitvoering bemoeien of juist vertrouwen daarop?
Creëer verschillende belangen
Voor een deel ontstaan die vanzelf wel. Maar handiger is om die in te bakken in het scenario. Dat kan zijn bestrijding nu met snellere afloop versus grotere lange termijn (milieu of materiële) schade, of botsende bevoegdheden: wie gaat er nu precies over? Zeker als er een oefening is waarbij u als bedrijf de overheid uitnodigt, of als overheid samen met een bedrijf oefent moet u hier niet omheen lopen maar juist de grenzen opzoeken. Uiteraard ook hier weer de toverwoorden: realistisch en subtiel.
Creëer opties met verschillende nadelige effecten
Naast ogenschijnlijk tegengestelde belangen en 'botsende' bevoegdheden kan het nog mooier en subtieler als het gaat om de vraag of u wel gebruik moet gaan maken van eventuele bevoegdheden: doet u alles wat u formeel kan en mag? Het gaat dan vaak om de achterliggende (morele) principes. Een voorbeeld daarvan is de grote zedenzaak in Amsterdam: gaat u de foto van de verdachte naar buiten brengen om zo veel mogelijk getroffen gezinnen te bereiken met uw zorg en accepteert u daarmee waarschijnlijk een lagere strafmaat, of draagt u juist niet bij aan de publieke veroordeling van de verdachte? Een andere variant van kiezen uit twee kwaden is de zekerheid van overlast gevende maatregelen nu om iets mogelijk ergers te voorkomen. Denk aan de asbest overlast in Roermond een paar jaar geleden en ook aan product recalls. Het kost nu geld maar doet u te lang niets, dan gaat het waarschijnlijk later veel méér impact hebben.
Bouwers en Deelnemers: praat vooraf met elkaar!
Kiezen uit twee kwaden en botsende bevoegdheden doen zich wat vaker voor dan echt morele dilemma's. Echter, als die laatste categorie subtiel te verweven is in een scenario dan is dat wel voer voor een mooie nabespreking en (persoonlijk) leereffect. Dat type dilemma - en eigenlijk veel andere waardevolle input - vergt contact tussen deelnemers en bouwers aan de voorkant. Te vaak denken we voor elkaar in plaats van met elkaar na over hoe iets nuttig of werkbaar kan zijn voor de ander. Voorzitters van crisisteams weten prima te formuleren waar hun (latente) zorgen zitten, maar zelden wordt het ze vooraf gevraagd. Anderzijds is het ook wat makkelijk om als voorzitter van een crisisteam na afloop van de oefening te mopperen over de afwezigheid van uitdagende dilemma's; het wordt immers uit uw naam en mede voor u voorbereid. Scenariobouwers hebben vaak contact in allerlei geledingen maar zelden een rechtstreekse ingang bij de eindverantwoordelijken. Dus maak die drempel zo laag mogelijk en zoek elkaar vooral op, bij voorkeur voordat we na zomer- of winterreces weer met z'n allen aan het crisis-oefenen slaan!
Erwin van Dijkman
evdijkman@bexcommunicatie.nl
