Een krachtige online communicatietoolkit
Echt goede communicatie kan een cruciale bijdrage leveren aan het versterken van de effectiviteit en collegialiteit van medewerkers en managers.
Een multinational vroeg ons een communicatietoolkit en bijbehorende activerende interne campagne te ontwikkelen en te implementeren. Een solide basis om grootschalig en efficiënt de organisatie communicatiever te maken, op elk niveau.
Behoeftes ophalen
Als start van deze opdracht organiseerden we een groot aantal focusgroepen, bestaande uit een dwarsdoorsnede van medewerkers en managers van verschillende echelons en uit verschillende internationale regio’s. Zo haalden we bruikbare inzichten op en brachten we demografische en culturele verschillen aan het licht. Op deze manier konden we de toolkit laten aansluiten op de uiteenlopende behoeften.
Dankzij deze inzichten werd een rode draad steeds beter zichtbaar: ‘medewerkers zochten naar vooral praktische ondersteuning om hun dagelijks werk beter te kunnen doen’. We categoriseerden de verzamelde input en gingen aan de slag met het ontwikkelen van precies die technieken, tips en tools die een antwoord vormden op de behoefte aan praktische ondersteuning. Geen abstracte strategische vergezichten, maar concrete content en handige communicatietips voor alledaags gebruik. Denk aan tips en tools voor dagelijkse beslommeringen als de vele vergaderingen en de email-overload, maar ook aan tips voor het geven van een écht inspirerende presentatie, voor teambuilding activiteiten of voor het omgaan met weerstand. Van het individu tot een team of een hele afdeling of unit. Giet dat maar eens in een toolkit. En dat hebben we dus gedaan. Voor medewerkers én voor managers.
-
Instructievideo effectief vergaderen -
Instructievideo effectief vergaderen
Toolkit op intranet
Samen met de opdrachtgever en een specialist in online platforms ontwikkelden we het wireframe en de user interface. We zorgden ervoor dat de toolkit niet alleen inhoudelijk, maar ook qua ‘look & feel’ aantrekkelijk werd; communicatie, óók interne communicatie wordt immers steeds visueler.
De toolkit groeide uit tot een verzameling van technieken, tips en tools die werden weergegeven in een mix van tekst, illustraties, animaties en video. Kernvraag was steeds: hoe kun je de verschillende handvatten en adviezen het beste en meest effectief overdragen?
Natuurlijk testten we deze opzet, voor we daadwerkelijk aan de inhoud en de bouw begonnen.
Activering en lancering
De toolkit is er, maar is natuurlijk nog lang niet klaar. Vanaf de start wordt de toolkit actief gemonitord en benut de afdeling interne communicatie de feedback om de toolkit uit te bouwen. Zo wordt deze verrijkt met eigen Best Practices. Belangrijke bijdrage daarbij komt van de geworven ambassadeurs in de organisatie en ook van in het leven geroepen klankbordgroep. Dankzij de toolkit heeft de afdeling interne communicatie zich van haar beste kant laten zien, de samenwerking van de teams met de business partners zijn aangehaald en dat is een mooi neveneffect gebleken.
Campagne
Een toolkit bouwen is één. Mensen activeren deze te gebruiken is iets anders. We ontwikkelden een prikkelende campagne die informeert over het bestaan van de toolkit en medewerkers uitdaagt hun persoonlijke én teamcommunicatie te verbeteren. Hoe? We voeren een ‘on point of sale’ campagne, oftewel daar waar de dagelijkse communicatie plaatsvindt, zoals in vergaderruimtes, in de liften, op laptops en in ruimtes waar presentaties gegeven worden.
Reacties
De reacties zijn ronduit positief. Medewerkers waarderen het dat er aandacht is voor persoonlijke communicatie van iedere medeweker. Er is een groeiend besef dat iedereen een rol speelt bij een effectieve en communicatieve organisatie; van baliemedewerker tot CEO. Zo wordt de toolkit meer en meer van de medewerkers zelf.
Ook geïnteresseerd in hoe een (online) communicatietoolkit jou en je organisatie communicatiever kunt maken? Hoe een creatieve activatiecampagne kan bijdragen aan een effectieve implementatie? Neem gerust vrijblijvend contact met ons op.
