Hoe bereik ik met mijn boodschap iedereen?
Iedereen bereiken met een boodschap hoeft geen illusie te zijn.
Vijf factoren die bepalend zijn of een boodschap iedereen bereiktOver deze vraag breken veel zorgbestuurders en communicatieprofessionals zich voortdurend het hoofd. Op een managementconferentie heb ik onlangs aan veertig managers in de zorg vragen voorgelegd over de interne communicatie. De vraag kwam in beeld en zij antwoorden steeds met hun mobiele telefoon. Dat leverde boeiende informatie op. Negen van de tien managers gaf aan het plezierig te vinden om zichzelf te informeren via haal-informatie zoals intranet en filmpjes. Een derde vond dat zelfs héél plezierig. Tegelijkertijd gaven managers aan zich beter geïnformeerd te voelen na een vergadering.
Als ik in een vergadering ben geweest, voel ik mij beter geïnformeerd dan wanneer ik dezelfde informatie van papier of op de Ipad heb moeten lezen
68% Ja
32% Nee
Ik vertrouw er altijd op dat collega/managers en medewerkers beschikbare haal-informatie bekeken hebben
35% Ja
65% Nee
Eén derde van de managers gaat er van uit dat beschikbare haal-informatie altijd bekend is bij medewerkers of collega’s. Denken dat informatie die verspreid is óók echt bekend is, is een enorme valkuil. Dat is nooit zo. Zelfs een mededeling doen in een overleg geeft géén garantie dat de boodschap effectief is overgekomen.
Vooral jongeren waarderen virtueel contact
Wereldwijd geeft een kwart van de mensen aan virtueel contact net zo goed te vinden als face-to-face contact. Uitschieters naar boven zijn Brazilië en Turkije. In deze landen vindt 34 procent van de bevolking dat virtuele interactie net zo goed is als face-to-face contact, gevolgd door Mexico met 28 procent en China met 27 procent. Niet verrassend is dat vooral jongeren virtueel contact net zo goed vinden als face-to-face. Nederlanders zijn het minst overtuigd dat virtueel contact even goed is als face-to-face contact. Eén op de tien Nederlanders is het met die stelling eens. Ook in andere West-Europese landen zien we dezelfde score, zoals in Groot-Brittannië, Zweden, België en Duitsland.
Hoe ouder, hoe meer waardering voor face-to-face
Naarmate mensen ouder worden, wordt de voorkeur voor face-to-face steeds sterker. Van de mensen boven de 60 jaar, is maar een heel klein deel virtueel ingesteld. Toch is via steeds meer kanalen virtueel contact mogelijk. Er zijn veel opa’s en oma’s die face-time-n via de smartphone met de kleinkinderen. Of die praten via Facebook en WhatsApp.
Iedereen bereiken met een boodschap
Iedereen bereiken met een boodschap hoeft geen illusie te zijn. Ik geef vijf adviezen die in de praktijk hun nut hebben bewezen:
1 Zorg voor een eenvoudige boodschap die voor iedereen te begrijpen is.
2 Zorg voor herhaling van de boodschap.
3 Kies voor een goede balans tussen haal- en breng-informatie.
4 Geef de boodschap zowel in persoonlijk contact als multimediaal (vergadering, notulen, intranet, nieuwsbrief én als mededelingen in teamoverleg).
5 Check in persoonlijk contact of de boodschap bekend en duidelijk is.
Iedereen bereiken vraagt een heel zelfbewuste en pro-actieve rol van het middenmanagement.
De gegevens over de waardering van virtueel en face-to-face contact komen uit een onderzoek onder 27.000 mensen, ouder dan 15 jaar. Onderzoeksbureau GfK deed het onderzoek in 22 landen. In ons land werden 1.001 mensen ondervraagd.
