De les van less
Pas op: minder communicatie leidt tot snellere veranderingen. Hoe meer er gecommuniceerd wordt, hoe meer je ervan mag uitgaan dat het verbeterproces stroef verloopt. Ook in communicatie geldt: less is more. Hoe zit dat?
We luisteren met fossiele energieToyota presteerde het in de jaren 50 en 60 om in het productieproces maar liefst 154 keer sneller verbeteringen door te voeren dan de Amerikaanse concurrentie. Dat is een niet voor te stellen prestatie. En heel bijzonder: dat ging NIET met uitgebreide communicatiecampagnes gepaard. Juist niet!
Van de week was ik bij Arpa om me te laten bijpraten over hun lean-aanpak. De term lean is bedacht door MIT professoren die de opvallende verbeterkracht van Toyota hadden onderzocht. Lean staat voor verbeterkracht. Zelf houd ik me bezig met LeanListening. Daarmee wil ik organisaties efficiënter en effectiever leren luisteren. Van de Arpa consultants hoorde ik veel raakvlakken tussen hun en mijn aanpak. Ook een paar verrassende uitspraken.
Bij lean verbeterprocessen is communicatie essentieel. Op de een of andere manier zul je van elkaar moeten weten dat verbeteringen nodig of mogelijk zijn, welke suggesties daarvoor zijn en hoe je ze gaat realiseren. Dat betekent dus communiceren. Ik vroeg aan de consultants wat in hun ogen de beste manier van communiceren is. De eerste spontane reactie was: ‘zo min mogelijk communiceren’. En vervolgens: ‘En als je communiceert, dan eigenlijk alleen maar zo, dat je het in één oogopslag snapt; zo veel mogelijk visueel’.
-
Luisteren geeft energie
De consultants voegden er een stelling aan toe: ‘Als er veel gecommuniceerd wordt, is dat een teken dat het lean verbeterproces niet goed verloopt.’ Blijkbaar moet er dan te veel uitgelegd en gevraagd worden. Blijkbaar is dan niet alles meteen helder. Veel communicatie is dan een teken aan de wand.
Opnieuw een gevalletje ‘less is more’ dus: minder communiceren is beter. Voor een communicatieadviseur zoals ik is dat haast een levensbedreigende uitspraak. En toch ben ik het er hartvochtig mee eens. Het past prachtig bij mijn ideeën over LeanListening.
Het beste voorbeeld is de onverwoestbare overleg- en vergadercultuur in veel organisaties. Daar gaan uren en uren aan verloren, het rendement is over het algemeen bedroevend laag, vergaderingen zijn voor veel mensen een top-demotivator, en na afloop blijkt vaak dat er nog veel onduidelijkheid is over afspraken, taken en de interpretatie daarvan. Er is dan weer een nieuwe vergadering nodig om daar helderheid in te scheppen. Zo houden we elkaar leuk bezig.
Is minder vergaderen dan de oplossing? Ja, maar dan alleen als de manier van vergaderen en onderling met elkaar communiceren ook drastisch verandert. Minder vergadertijd kan dan heel goed leiden tot meer kennisdeling, informatie-uitwisseling, begrip en samenwerking. Verspilling van tijd, talent, motivatie, sfeer en verbeterkracht kun je zo vermijden. Collega’s, leidinggevenden en medewerkers luisteren beter naar elkaar. Ook dat is de opbrengst van LeanListening.
Nuon heeft sinds kort een nieuwe campagneclaim: ‘Luisteren geeft energie’. Daar valt niets aan af te dingen. Jammer is dat veel organisaties nog met fossiele energie half uitgeput bezig zijn om te luisteren naar medewerkers en relaties. Dat kan beter; veel beter. En dat kan met less. Laat dat een wijze les zijn.
