Linksom of rechtsom worden we communicatiever

Deel 1 van de presentatie tijdens Bex*Stage door Rob Eijsermans, op 24 september 2015

Deel 1: twee dingen

Tijdens de Bex*stage van 24 september 2015 beet ik de spits af met een introductieverhaal over de ‘communicatieve organisatie’. Ik heb het genoemd: ‘Linksom om rechtsom worden we communicatiever’. Het is mijn ogen onvermijdelijk dat we met z’n allen – bedrijven, overheden, instellingen e.d. – steeds communicatiever worden. We moeten wel. De maatschappij roept erom; klanten worden mondiger, kennisdeling is hard nodig voor innovatie en efficiency; samenwerking met inwoners, klanten en leveranciers wordt steeds belangrijker; media zijn 24 uur per dag actief; en ga zo maar door. Succesvolle organisaties zijn communicatief en ontwikkelen zich actief om nóg communicatiever te worden.

In mijn verhaal laat ik zien wat een organisatie communicatief maakt. Ik reik daarbij praktische handvatten aan om aan de slag te gaan. Het is me een lief ding waard als jullie aan het einde van mijn verhaal twee dingen onthouden. Die twee dingen kun je symboliseren met twee vormen: een cirkel (of punt). En een pijl. De cirkel staat voor de organisatie als geheel, voor een complete benadering en voor aandachtspunt. De pijl staat voor aanpakken, stappen zetten, vooruit kijken. Met die twee vormen is in feite alles gezegd. De hele communicatieve organisatie kun je daaraan ophangen.

Wat is een communicatieve organisatie?

Het eerste aandachtspunt is de stip van het vraagteken. De vraag die we het eerst moeten stellen is: wat is een communicatieve organisatie?

Als je het aan 10 verschillende mensen vraagt, krijg je op z’n minst 5 verschillende antwoorden. En dat is ook logisch, want iedereen benadert de vraag vanuit zijn eigen functie, organisatie en markt of sector. Iedereen staat voor andere uitdagingen. Een communicatieadviseur bij de overheid bijvoorbeeld is misschien geneigd om in te zoomen op het verbinden van mensen in wijken. Een new media marketeer zal het misschien hebben over het delen van trots via sociale media. Daar ligt immers zijn focus.

Niets is fout. Met alles wat verschillende mensen noemen, kun je inderdaad bouwen aan een communicatieve organisatie. Toch zie ik het graag breder. Als je écht helemaal en voluit gaat voor een complete communicatieve organisatie, zijn er meer facetten waar je aan kunt denken.

We hebben een definitie opgesteld waarin we de breedte van de communicatieve organisatie hebben samengevat in een aantal kernwoorden:

Een communicatieve organisatie is een organisatie die op alle niveaus en in alle geledingen zowel binnen als buiten de organisatie met wederzijds begrip met de relevante indirecte en indirecte omgeving communiceert. Een communicatieve organisatie staat 24/7 in verbinding met wat er in- en extern leeft en speelt en werkt stelselmatig aan verbinding tussen medewerkers onderling en tussen medewerkers en de omgeving.  

De kernwoorden die in de definitie staan, licht ik kort toe:

Alle niveaus: Van de baas tot de baliemedewerker, van de manager tot het manusje van alles; iedereen communiceert en heeft een rol en verantwoordelijkheid in de communicatie over en door de organisatie. Iedereen moet zich bewust zijn van die rol.

Alle geledingen: Communiceren is geen alleenrecht van de afdeling communicatie. Ook de ICT-afdeling communiceert, net zoals HR, de facilitaire dienst, de technische dienst , de schoonmaakploeg enz.  enz.  Allemaal hebben ze een rol in de communicatie.

Binnen en buiten de organisatie: Communiceren doe je binnen en buiten je organisatie. Met je collega’s deel je kennis en ervaringen. Met je leidinggevende bespreek je kansen en problemen. En doordat te doen kun je naar en met de buitenwereld communiceren.

Met wederzijds begrip: Je gesprekspartners heven het niet eens te zijn met, maar het zou we heel mooi zijn als ze de manier waarop je met hen communiceert waarderen. Dit heeft te maken met respecteren, oog hebben voor, luisteren naar, serieus nemen.

Relevante omgeving: Als organisatie communiceer je niet om te communiceren. Uiteindelijk wil je er ook wat mee bereiken. De aanpak en de content van je communicatie met je omgeving staan ten dienste van het bereiken van de organisatiedoelen en het aangaan van uitdagingen voor de organisatie. Communicatie moet relevantie hebben. Dat geldt ook voor de stakeholders waarmee je communiceert.

24/7 in verbinding: Iedereen is 24 uur per dag medewerker, tenminste als het over communicatie gaat. Ook ’s avonds aan de eettafel, op feestjes en bij de vereniging prat je over je werk en pik je dingen op die voor je werk belangrijk zijn. Hier bewust mee omgaan; daar gaat het om.

Stelselmatig werken: Een communicatieve organisatie ontstaat niet vanzelf. Je zult op gestructureerde  wijze moeten werken aan de ontwikkeling. Niet via procedures; wel via inspiratie, bouwen aan bewustwording, voorbeelden, ontmoetingen, coaching, adviezen e.d.

Verbinding medewerkers onderling: Een communicatieve organisatie is in de eerste plaats intern communicatief. Medewerkers praten met en luisteren naar elkaar. Ze inspireren elkaar, brengen elkaar op ideeën, voelen zich betrokken en zetten zich in voor elkaar. Leidinggevenden en medewerkers gaan open en vrij met elkaar om.

Verbinding met de omgeving: Met een communicatieve interne organisatie wordt het ook vanzelfsprekend dat medewerkers enthousiasme naar buiten uitstralen en over de organisatie communiceren. Binnen wordt naar buiten gebracht en buiten krijgt binnen een plek. Interne en externe communicatie lopen steeds meer in elkaar over.

Waar het mij om gaat, zit in de kernwoorden; het gaat niet per se om de lange volzinnen in de definitie. Ik hoop dat de kernwoorden je aan het denken zetten. Dat is al een mooi vertrekpunt voor een doelgerichte aanpak.